Oplysning om behandling af personoplysninger
Privatlivspolitik
Vi, GEjSER ApS, er dataansvarlig for behandlingen af de personoplysninger, som vi har modtaget om dig.
Denne privatlivspolitik beskriver, hvorledes vi, GEjSER ApS (’’vi’’, ’’os’’, ’’vores’’), CVR-nr.
32337260, indsamler og behandler personoplysninger efter databeskyttelsesforordningen
(’’GDPR’’).
Det oplyses, hvilke rettigheder du har som kunde og/eller samarbejdspartner i forbindelse med vores
håndtering af dine personoplysninger.
Hvis din henvendelse drejer sig om indsigt, sletning, berigtigelse, begrænsning, indsigelse eller
dataportabilitet, kan du se dine rettigheder som den, hvis personoplysninger vi indsamler og behandler
(’’de(n) registrerede’’), i punkt 11.
Politikken indgår i vores dokumentation for, at vi som virksomhed er i overensstemmelse med de
gældende GDPR-regler, og at vi overholder vores oplysningspligt i GDPR artikel 13.
Vi agerer i forskellige henseende som dataansvarlig for dine personoplysninger og behandlingen af
samt aktiviteterne forbundet hermed.
Behandlingsaktiviterne udført af os beskrives i punkt 2. De enkelte behandlingsgrundlag er anført
under hver enkelt behandlingsaktivitet, vi foretager, og som beskrevet i denne politik.
Læs desuden om vores anvendelse af cookies i vores cookiepolitik.
Generelle henvendelser vedrørende personoplysninger og generel GDPR eller andet, kan alene ske
ved kontakt til os.
Her er en indholdsfortegnelse for teksten om behandling af personoplysninger:
Indholdsfortegnelse
1. Oplysning om behandling af personoplysninger
- Introduktion
- Formål med privatlivspolitikken
2. Kontaktoplysninger
- Dataansvarlig virksomhed
- Kontaktinformation
3. Formålene med og retsgrundlaget for indsamlingen og behandlingen af dine personoplysninger
- Formål med behandling
- Retsgrundlag ifølge GDPR
4. Kategorier af personoplysninger
- Kategorier for kunder og samarbejdspartnere
- Kategorier for jobansøgere og medarbejdere
5. Yderligere behandling af personoplysninger
- Kundebehandling og kundekartotek
- Kundeklub og nyhedsbreve
- Konkurrencer og kampagner
6. Modtagere eller kategorier af modtagere
- Videregivelse til databehandlere og offentlige myndigheder
7. Tredjepartsservices og teknologi
- Anvendelse af chatbot og AI-teknologi
- GDPR-overensstemmelse
8. Overførsel til modtagere i tredjelande, herunder internationale organisationer
- Ingen overførsel til tredjelande
9. Hvor dine personoplysninger stammer fra
- Oplysninger fra brugere og kontaktformularer
10. Opbevaring af dine personoplysninger
- Opbevaringsperioder for kunder, jobansøgere og medarbejdere
- Retningslinjer for sletning
11. Automatiske afgørelser, herunder profilering
- Ingen brug af automatiske afgørelser
12. Under- og databehandlere
- Liste over databehandlere
- Ændringer i databehandlere
13. Retten til at trække samtykke tilbage
- Sådan trækkes samtykke tilbage
14. Dine rettigheder
- Ret til indsigt, rettelse, sletning, begrænsning og dataportabilitet
15. Behandling af anmodninger
- Tidsfrister for behandling af anmodninger
16. Sikkerhedsforanstaltninger
- Privacy by design og privacy by default
- Tekniske og organisatoriske tiltag
17. Klage til Datatilsynet
- Klagevejledning
- Kontaktinformation til Datatilsynet
18. Opdatering af privatlivspolitikken
- Seneste opdateringsdato
- Udarbejdelse af politikken
Kontaktoplysninger
GEjSER ApS
Erhvervsparken Klank 3
8464 Galten
CVR-nr. 32337260
Tlf.: (+45) 26 22 07 07
E-mail: [email protected]
Vi besvarer henvendelser fra de registrerede hurtigst muligt og senest 1 måned efter, at vi har
modtaget anmodningen.
Hvis anmodningen er kompliceret, har vi 3 måneder fra modtagelsen til at svare på anmodningen.
Vi sørger for at anmodninger i medfør af dine rettigheder som registreret håndteres uden unødig
forsinkelse.
1. Formålene med og retsgrundlaget for indsamlingen og behandlingen af dine personoplysninger
Vi behandler dine personoplysninger til følgende formål:
- Opfylde en aftale du er part i, eller for at indgå en sådan aftale med dig efter din anmodning, herunder at behandle din sag hos os.
- Overholde en retlig forpligtigelse, som påhviler GEjSER ApS.
- Fastlægge, forfølge eller gøre et retskrav gældende.
- Foretage en nødvendig behandling for at vi eller tredjemand kan forfølge en legitim interesse, og beskyttelsen af dine interesser og rettigheder ikke går forud for vores eller tredjemands legitime interesse. De legitime interesser vi forfølger er:
o Opfyldelse af aftale om køb
o Markedsføring som du har samtykket til, eller som i øvrigt tilladt af dansk lov
o Kundetilfredshed og produktudvikling
Vores primære formål med indsamlingen og behandlingen er, at vi kan levere den ydelse, som den enkelte kunde har bestilt og i øvrigt opfylde vores kontraktuelle forpligtelser.
Retsgrundlaget for vores behandling af dine personoplysninger følger af:
Europaparlamentets og rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 (GDPR):
- Artikel 6, stk. 1, litra a) og artikel 9, stk. 2, litra a), når du har givet dit samtykke.
- Artikel 6, stk. 1, litra b), når behandlingen er nødvendig for at opfylde en aftale du er part i, eller for at indgå en sådan aftale med dig efter din anmodning.
- Artikel 6, stk. 1, litra c), når behandlingen er nødvendig for at overholde en retlig forpligtigelse, som påhviler Secvan ApS.
- Artikel 6, stk. 1, litra f), når behandlingen er nødvendig for at vi eller tredjemand kan forfølge en legitim interesse, og beskyttelsen af dine interesser og rettigheder ikke går forud for vores eller tredjemands legitime interesse.
- Artikel 9, stk. 2, litra e), når behandlingen tydeligvis vedrører personoplysning, som du selv har offentliggjort.
- Artikel 9, stk. 2, litra f), når behandlingen er nødvendig for at et retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares.
Hvorvidt oplysninger er nødvendige for os, afhænger af formålet som personoplysningerne skal anvendes til. Vi begrænser dog vores behandling til hvad der er nødvendigt i forhold til de formål, hvortil personoplysningerne behandles – også kaldet dataminimering efter GDPR artikel 5, stk. 1, litra c.
Vi behandler alene personoplysninger som er tilstrækkelige, relevante og begrænset til nødvendigheden i forhold til de formål, hvorunder behandlingen sker.
2. Kategorier af personoplysninger
Vi behandler kun personoplysninger, som er relevante i forhold til formålene oplistet under punkt 1. I de fleste tilfælde betyder dette, at vi kun behandler oplysninger, som er relevante for netop dit konkrete tilfælde.
Nedenfor kan du se, hvilke kategorier af personoplysninger, som vi behandler om dig. Du skal kun forholde dig til det skema, som stemmer overens med din relation til os. Hvis du f.eks. er ”kunde”, kan du se bort fra skemaet for ”Samarbejdspartnere”.
|
Når du er en af vores nuværende eller tidligere kunder |
|
- Navn - Adresse - Telefon og e-mail - Individuelle noter om vores konkrete samhandel
|
|
Når du bruger vores hjemmeside eller vores sociale medier |
|
- IP-adresse, trafik på hjemmesiden, cookies mv. (læs mere om cookies i vores cookiepolitik) - Oplysninger som du skriver på vores LinkedIn virksomhedsside
|
|
Når du er en af vores samarbejdspartnere eller leverandører |
|
- Navn - Adresse - Telefon og e-mail - Firma og stilling
|
|
Når du er en af vores nuværende eller tidligere medarbejdere |
|
Oplysninger gives særskilt i forbindelse med ansættelsen.
|
|
Når du sender en jobansøgning til os |
|
- Navn - Adresse - Jobansøgningen, herunder eventuelt CV, referencer, kvalifikationer mv.
|
3. Yderligere behandling af personoplysninger
Vi behandler personoplysninger til forskellige formål for at sikre en effektiv og personlig kundehåndtering. Nedenfor beskrives de typer behandlinger, vi udfører, og formålet med disse:
Kundebehandling og kundekartotek
Vi indsamler og opbevarer personoplysninger i form af navn, e-mail og generelle kontaktoplysninger. Formularen kræver derudover en tilhørende beskedtekst, der præciserer henvendelsen. Vi indsamler kun de personoplysninger, som den registrerede selv afgiver.
Formål: Oplysningerne gemmes for at vi har mulighed for at komme i kontakt med dig og hjælpe dig med den anmodning, du sender til os.
Opbevaringsperiode: Personoplysninger opbevares så længe, det er nødvendigt for de specifikke formål og i overensstemmelse med gældende lovgivning. Ved længere opbevaring til nye formål vil du blive informeret.
Vi henstiller til, at der aldrig skrives følsomme personoplysninger i henvendelser via kontaktformularen.
Kundebehandling og kundekartotek
Vi indsamler og opbevarer personoplysninger som navn, kontaktoplysninger, og købshistorik i vores kundekartotek for at kunne administrere din kundekonto, levere produkter og tjenester, samt håndtere reklamationer eller andre forespørgsler.
Formål: Administration af kunderelationer og opfyldelse af aftaler.
Opbevaringsperiode: Personoplysninger opbevares så længe, det er nødvendigt for de specifikke formål og i overensstemmelse med gældende lovgivning. Ved længere opbevaring til nye formål vil du blive informeret.
Kundeklub
Hvis du tilmelder dig vores kundeklub, behandler vi oplysninger som dit navn og din e-mailadresse for at sende dig relevant kommunikation om varer, der har været udsolgt, som du har skrevet dig op til at blive oplyst om at være på lager igen.
Formål: At levere personlige og relevante tilbud samt markedsføringsmateriale.
Opbevaringsperiode: Data opbevares, indtil du framelder dig kundeklubben eller nyhedsbrevet.
Generelt
Alle personoplysninger behandles i overensstemmelse med gældende GDPR-regler og opbevares kun så længe, det er nødvendigt for de specifikke formål. Ved ændringer i behandlingsformål vil du blive informeret og, hvor nødvendigt, bedt om samtykke.
4. Modtagere eller kategorier af modtagere
Vi videregiver eller overlader dine personoplysninger til følgende modtagere, hvis det er relevant i forhold til behandlingens formål, og vi har lovlig adgang hertil:
- Vores databehandlere.
- Offentlige myndigheder.
- Danmarks domstole, voldgiftsnævn, ankenævn mv.
- Tredjepater, som du anmoder os om at videregive oplysninger til.
5. Tredjepartsservices og teknologi
Vi anvender en chatbot drevet af generativ AI-teknologi fra OpenAI for at forbedre kundekommunikationen.
Ved brug af chatbotten kan visse personlige oplysninger, som du frivilligt indtaster, blive behandlet for at besvare dine spørgsmål. Disse oplysninger opbevares og behandles i overensstemmelse med gældende GDPR-regler i henhold til det beskrevne i denne privatlivspolitik.
Data, der deles med chatbotten, anvendes udelukkende til det formål at forbedre og sikre kommunikationen og videregives ikke til uvedkommende tredjeparter. Vi opfordrer dig til ikke at dele følsomme personoplysninger gennem chatbotten. For yderligere information om, hvordan vi håndterer dine data, henvises til resten af vores privatlivspolitik.
6. Overførsel til modtagere i tredjelande, herunder internationale organisationer
Vi overfører ikke dine personoplysninger til tredjelande, herunder internationale organisationer.
7. Hvor dine personoplysninger stammer fra
De personoplysninger vi behandler om dig er hovedsageligt de oplysninger, som vi har modtaget fra dig. I visse tilfælde kan vi dog indhente yderligere oplysninger om dig fra andre kilder.
De andre kilder, som vi bruger til at indhente oplysninger om dig er generelt:
- Oplysninger som du selv har afgivet via vores kontaktformular, pr. e-mail, ved fysisk fremmøde eller ved telefonisk henvendelse
8. Opbevaring af dine personoplysninger
Vi opbevarer personoplysninger efter gældende frister i dansk lovgivning, eksempelvis gemmer vi fakturaer, hvoraf dit navn og adresse kan fremgå, i 5 år, jf. bogføringsloven § 10, stk. 1.
Øvrige oplysninger om dig i vores kundekartotek slettes 24 måneder efter kundeforholdets ophør eller inaktivitet.
Oplysninger om jobansøgere slettes på det tidligste tidspunkt blandt (i) 3 måneder efter stillingen er besat, eller (ii) 6 måneder efter ansøgningen er modtaget. Dog kan vi gemme oplysningerne i op til 6 måneder efter stillingen er besat, såfremt du giver os samtykke til dette.
Vores sletteprocedurer for medarbejdere oplyses i forbindelse med ansættelse.
Såfremt vi konkret vurderer, at der ikke er en legitim grund til at gemme oplysningerne, sletter vi dine oplysninger på et tidligere tidspunkt. Ved vurderingen lægger vi vægt på, om der i lovgivningen er en ret eller forpligtigelse til, at vi gemmer oplysningerne, om du har en rimelig interesse i, at oplysninger slettes, som overstiger vores interesse i at gemme oplysningerne, samt om den fortsatte lagring af oplysningerne medfører en risiko for dig som registreret.
9. Automatiske afgørelser, herunder profilering
Vi anvender ikke dine personoplysninger til automatiske afgørelser eller profilering.
10. Under- og databehandlere
Vi kan i visse tilfælde anvende under- og databehandlere for opfyldelsen af indgåede kontrakter med
os, samt når der foreligger samtykke eller andre legitime interesser, som begrunder databehandling i
samarbejde med vores under- og databehandlere.
For nuværende har vi følgende under- og databehandlere:
1. Amero ApS, Gunnar Clausens Vej 32, 8260 Viby J
Formål: Support
2. BDO Aarhus, Vestre Ringgade 28, 8000 Aarhus C
Formål: Revision
3. Hetzner Online GmbH, Am Datacenter-Park 1, 08223 Falkenstein/Vogtland, Tyskland
Formål: Hosting
4. Lexoforms A/S, Vejlsøvej 51, 8600 Silkeborg, Denmark
Formål: Dokumentation
5. Bornerups A/S, Industrivej 39, 7700 Thisted
Formål: Backup, E-mail service, Hosting, Integration, Intern og ekstern kommunikation og Statistik
6. PrestaShop SA, 12 rue d’Amsterdam, 75009 Paris, France
Formål: Webshop
7. Webshipper ApS, Torvet 11, 2. 8600 Slkeborg Denmark
Formål: Platform for håndtering af fragt
8. Altapay ApS, Gothersgade 103, 2. sal, 1123 København K, Denmark
Formål: Økonomi og lønadministration
Vores under- og databehandlere kan ændre sig i takt med ændring i leverandører og/eller samarbejdsaftaler med tredjeparter. Vi informerer altid de registrerede om dette, og vi ajourfører denne politik løbende.
Denne privatlivspolitik opdateres i tilfælde af vores antagelse af under- og databehandlere. Enhver videregivelse og deling med under- og databehandlere vil altid ske i overensstemmelse med gældende GDPR artikel 6.
11. Retten til at trække samtykke tilbage
Du har til enhver tid ret til at trække dit samtykke tilbage. Dette kan du gøre ved at kontakte os på de kontaktoplysninger, der fremgår ovenfor i punkt 1.
Hvis du vælger at trække dit samtykke tilbage, påvirker det ikke lovligheden af vores behandling af dine personoplysninger på baggrund af dit tidligere meddelte samtykke og op til tidspunktet for tilbagetrækningen.
Hvis du tilbagetrækker dit samtykke, har det derfor først virkning fra dette tidspunkt.
12. Dine rettigheder
Du har efter databeskyttelsesforordningen en række rettigheder i forhold til vores behandling af oplysninger om dig. Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder, skal du kontakte os.
Ret til at se oplysninger (indsigtsret)
Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig, samt en række yderligere oplysninger.
Ret til berigtigelse (rettelse)
Du har ret til at få berigtiget urigtige (forkerte) oplysninger om dig selv – rettelse. Du har også ret til at få gjort ufuldstændige personoplysninger om dig fuldstændige.
Som dataansvarlig sikrer vi os altid, at vi berigtiger personoplysninger, hvis vi bliver opmærksom på, at de er forkerte. Vi sørger altid for at vi behandler fuldstændige og ajourførte personoplysninger.
Ret til sletning (retten til at blive glemt)
I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer.
Retten til sletning træder i kraft, hvis du tilbagekalder dit samtykke eller hvis du påberåber denne ret over for os. Dette kan undtages, hvis vi har et andet retsgrundlag for fortsat at behandle dine personoplysninger helt eller delvist. Du oplyses herom, hvis der foreligger en lovlig undtagelse hertil.
Ret til begrænsning af behandling
Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på, at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.
Ret til indsigelse
Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af dine personoplysninger. Du kan også gøre indsigelse mod behandling af dine oplysninger til direkte markedsføring.
Ved modtagelse af en sådan indsigelse, vil vi opveje indsigelsen over for de legitime interesser, kontraktforhold og andet, som gør sig gældende for dine personoplysninger.
Ret til at transmittere oplysninger (dataportabilitet)
Du har i visse tilfælde ret til at modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt at få overført disse personoplysninger fra én dataansvarlig til en anden uden hindring.
Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk.
13. Behandling af anmodninger
Vi besvarer henvendelser fra dig, den registrerede, hurtigst muligt og senest 1 måned efter, at vi har modtaget anmodningen.
Såfremt anmodningen er kompliceret, har vi 3 måneder fra modtagelsen til at svare på anmodningen.
Vi sørger for at anmodninger i medfør af dine rettigheder som registreret håndteres uden unødig
forsinkelse.
14. Sikkerhedsforanstaltninger
Vi sikrer fornøden datasikkerhed for indsamling, behandling, opbevaring og videregivelse af personoplysninger i overensstemmelse med GDPR artikel 24.
Vi har indført både privacy by default og privacy by design i vores systemer. Dette indebærer, at vi blandt andet har programmeret vores IT-systemerne til at beskytte personoplysninger, som en standardindstilling i selve IT-systemet.
Vi har flere tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, som har til sigte at værne mod at personoplysninger hændeligt eller ulovligt tilintetgøres, fortabes, ændres, forringes, misbruges, behandles uforsvarligt eller i øvrigt eller deslige behandles i strid med databeskyttelseslovgivningen.
Vores medarbejdere er instrueret i, hvorledes personoplysninger behandles forsvarligt og i overensstemmelse med gældende lovgivning.
Vi sørger til enhver tid for at vores ansatte og samarbejdspartnere behandler personoplysninger lovligt, og med udgangspunkt i vores interne forskrifter, anbefalinger og vejledninger til korrekt databehandling.
15. Klage til Datatilsynet
Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på.
Skulle du ønske dette, vil vi gerne opfordre til, at du først retter henvendelse til os for at finde en løsning på en eventuel problemstilling.
Klage om vores behandling af dine personoplysninger kan indgives til Datatilsynet:
E-mail: [email protected]
Klageformular: https://www.datatilsynet.dk/generelt-om-databeskyttelse/klage-til-datatilsynet/.
Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk.
Privatlivspolitikken er udarbejdet af Skafsgaard Law ApS, CVR-nr. 45218171.
Privatlivspolitikken er senest opdateret den 23. december 2024.
© 2024 GEjSER ApS